WORDで作る喪中はがき

ワードで喪中はがきの宛名印刷【エクセルのデータファイルを作る】ステップ2

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WORDで年賀状の宛名印刷をするときには、差し込み印刷という機能を使います。

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差し込み印刷をするには、「メイン文書」と「データファイル」の2つのファイルが必要です。ここではデータファイルの作り方を紹介します。

エクセルでのデータ作成をする前に!

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直接入力をして登録していくこともできます。

さらに、、2021年12月25日までの注文なら宛名印刷が基本料が無料。印刷料金1枚30円のところ10円で印刷をしてもらえます。(200枚以上ならさらに安く!)エクセルで住所録を作って、宛名印刷をしてみよう。と思っているなら、宛名印刷に費用がかからず綺麗に仕上がる「挨拶状ドットコム」をお勧めします。

差し込み印刷のデータファイル

差し込み印刷のデータファイルとして使えるのは、Excel シート、Office のアドレス帳、FileMaker Pro データベース、Word 文書、区切りテキストファイル(CSV)ですが、一番おすすめなのはExcelシートです。

Officeのアドレス帳を活用されているかたはそちらを利用するとデータファイルの準備が省けますね。

お菊さん
印刷業者に依頼をする時は、CSVファイルを使うことが多いようです。

エクセルでデータファイルを作る

Wordで差し込み印刷を使う前に、データファイルが用意できていない場合はまずデータファイルを用意しましょう。

ここではエクセルで作るデータファイルの作り方を確認します。

データファイル作成のために知っておきたいこと

差し込み印刷で使うデータファイルはExcelで作る場合に限らず、必ず下図のようなリスト形式になっています。

このリストの場合、列に同じ種類の情報が入ってます。

そして行には1件の情報が入っています。

同じ情報が入った列の情報をフィールド、フィールドの先頭行をフィールド名、横に入った1件の情報をレコードと呼びます。

お菊さん
フィールド、フィールド名、レコードを確認しておくと後の作業が分かりやすくなりますよ。

データファイル作成のポイント

データファイルを作成する前には、どんなフィールドが必要なのか考えてみましょう。

年賀状の宛名に必要な項目としては

  • 郵便番号
  • 住所
  • 名前

この3つは必ず必要ですよね。

お菊さん
使いやすくなるようにもう少しフィールドを検討しましょう

宛名印刷を業者に依頼する場合

宛名印刷を業者に依頼する場合、必要なフィールドが指定されることがほとんどです。

住所のフィールド

Wordの差し込み印刷では1つのフィールドに入っている情報は、差し込まれたところに全部表示されてしまいます。

「都道府県」「市区町村」「番地」「建物名・部屋番号」というふうに分けておくとレイアウトが整えやすくなります。

「住所1」「住所2」「住所3」という感じでも良いですね。

名前のフィールド

名前のフィールドは、姓と名を分けておいた方が良い場合もあります。

「ふりがな」があったほうが、データが探しやすくなるのでお勧めですよ。

敬称もあったほうが良い場合もありますよね。

  • ~様
  • ~ちゃん
  • ~先生
  • ~御中

宛先に合った敬称が入るように、敬称を入れるフィールドも用意しましょう。

必要であれば、連名を入れるフィールドも必要ですね。またその連名に対する敬称フィールドも作りましょう。

ここで用意したフィールドは下記の通りです。

ID / 姓 / 名 / せい / めい / 敬称 / 連名 / 連名敬称 / 郵便番号 / 都道府県 / 市区町村 / 住所1 / 住所2

ファイル名は「住所録」・シート名は「年賀状用住所」としていう名前にしています。
(続けてのステップで同じデータを使って説明していきます。)

他には会社名のフィールドや、電話番号があっても良いかもしれませんね。

お菊さん
家族の中の誰の知り合いなのか分からない時ってありませんか?誰の知り合いなのかという情報を入れておくフィールドなども作っておくと使いやすいデータファイルになりますよ。
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