WORDで作る喪中はがき

ワードで喪中はがきの宛名印刷【差し込むデータを対応させる】ステップ4

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はがき宛名面印刷ウィザードである程度の設定ができたら、あとは細かい調整を行っ行きます。

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フィールドを対応させる

フィールドとは列の情報のことです。

Wordでは標準フィールドというのを用意してくれていますので、そのフィールドと用意をした住所録のフィールドを対応させていかないといけません。

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差し込みフィールドを確認する

住所録として選んだデータファイルのフィールド(列の情報)が作った宛名のどこに差し込まれているか確認しましょう。

[結果のプレビュー] をクリックします。

 

すると、今まで名前や住所のデータが表示されたところに<< >>でくくられたものが出てきました。

これが差し込まれたフィールド(列の情報)のフィールド名です。これをフィールドコードと言います。

お菊さん
でも、、住所録にないフィールドまで表示されてませんか?

Wordのはがき宛名面ウィザードで、宛名面に差し込みされるフィールドはWordがこれは使うんじゃないか?と思われているフィールドが勝手に入ってしまっています。(標準フィールド)

フィールドを対応させる

Wordが用意してくれたフィールドと住所録のフィールドのデータを合わせていきます。

[フィールドの対応]をクリックします。

 

[フィールドの対応]が出てきますので、この画面でフィールドを対応させていきます。

 

左側にはWordが予め用意してくれているフィールド(標準フィールド)が表示されています。右のリストには「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録として指定したExcelファイルのフィールド名が表示されますよ。

 

標準フィールドに一致する住所録のフィールドをそれぞれ設定していきます。

今回は住所録のフィールドをこのように対応させてみました。

標準フィールド 今回の住所録
識別子 ID
敬称 敬称
ミドルネーム 対応なし
接尾辞 対応なし
ニックネーム 対応なし
役職 対応なし
会社名 対応なし
住所1 住所1
住所2 住所2
市区町村 市区町村
都道府県 都道府県
郵便番号 郵便番号
国/地域 対応なし
会社電話番号 対応なし
会社FAX 対応なし
自宅電話番号 対応なし
電子メールアドレス 対応なし
WEBページ 対応なし
連名の敬称 連名敬称
連名の名 連名
連名のニックネーム 対応なし
ふりがな(名) めい
ふりがな(姓) せい
住所3 対応なし
部署 対応なし

 

差し込みフィールドを削除する

Wordが予め用意してくれて、差し込んでくれているフィールドの中には今回必要がないフィールドもありますので、不要なものは削除をしてしまいましょう。

フィールドコードが表示された状態で、不要なものをDeleteキーやBackSpaceキーを使って削除すればOKです。

会社名・部署名・役職が必要ないので削除しました

差し込みフィールドを挿入する

今度は使いたいのに、宛名面に入っていないフィールドを差し込んでいきます。

  1.  差し込みたいところにカーソルを置く
  2.  差し込みフィールドの挿入をクリックして、差し込みたいフィールドを選ぶ

カーソルを差し込まれているフィールドコードの近くに移動させると、フィールド―ドが反転したり、いろいろ出てきますが・・気にせずフィールドの挿入を行います。

カーソルがあるところに選んだフィールドが挿入されます。

続けて、市区町村フィールドも挿入します。

 

レイアウトを整える

<<住所2>>のフィールドが文字が少し切れてしまっています。テキストボックスの端にマウスを合わせ、両矢印の形になったらドラッグをして大きさを調整します。

両矢印の形にならないときは、テキストボックスの大きさを変更したり移動させたりしてみましょう。

また、会社名などが入っていたテキストボックスは不要になりましたので削除してしまっても良いですね。

お菊さん
はがき宛名面のレイアウトはテキストボックスと表で整えられています。

敬称、連名、連名敬称フィールドも挿入します。

フィールドは表でレイアウトが整えられていますので、文字の配置などを変えたいときは[レイアウト]タブを使います。

表の罫線をドラッグするなどして、ます目の大きさも調整します。

ある程度整ったら、データを表示させてみましょう。[結果のプレビュー]を表示させて、▶ボタンで次のレコードや前のレコードを表示させて、レイアウトが崩れてしまうレコードはないか確認していきましょう。

お菊さん
文字の長さなどが違うので、すべて綺麗に整えるのは難しい場合もあります。

文字の大きさは、ホームタブのフォントサイズの調整ボタンで可能です。調整したいフィールドの文字を選択してからボタンをクリックしてください。

お菊さん
これで設定ができました!あとは印刷です。
お菊さん
差出人の住所レイアウトも崩れている場合は印刷前にレイアウトを整えるようにしてください。

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